IT Trends UpDate 【 連載 Topic 01 】

長期保管が必要な帳票がたくさんある、過去の帳票中の情報をデータ化したい…というお悩みがある場合、解決方法として下記の2通りが考えられます。

1. 帳票の内容をデータ入力する。　
2. 紙の情報をスキャンして画像データにする。

1.はとにかく人海戦術でデータ化にあたる、ということですが人手を確保することが難しい事が問題となります。
パートスタッフの空き時間に対応してもらうか、社員が本業を追えた後に手伝ってもらうなど…業務以外で、入力作業を他のスタッフに依頼するのはなかなか難しそうです。

入力作業を手短に行うなら、アウトソーシングを活用してみてはいかがでしょうか。
入力作業を代行してくれる業者では、1字あたりや形式によって費用設定を行っているので、まず相談してみてはいかがでしょうか。

2.ではPCで過去の帳票を画像として参照することができます。
その場合は、スキャンしたデータのファイル名を、帳票の種類や処理日をルールに沿ってつけていくとよいでしょう。
また画像データをkintoneなどのクラウドソフトでデータベース化して管理すると検索性が高まります。

またスキャンしたデータを元に、OCRソフトを使用して入力しなくてもテキストデータ化することができます。下記のWebトピックで解説していますので、ぜひ参照ください。