クラウドストレージ「box」とは？使い方や料金など分かりやすく解説

かつて仕事で使用するファイルは、社内のファイルサーバーで保管し、社外の人とやりとりする時はメール添付で送ることが多かったと思います。

現在はICTの普及により、仕事の進め方や働き方が多様になりました。そのため、どこからでも、誰でもファイルを保存・共有できるクラウドストレージが広く活用されるようになっています。

今回は、多くの企業で利用されているクラウドストレージ「Box」について、使い方や料金などを分かりやすく解説します。

1.Boxとは

①概要

Box（ボックス）は、インターネットを介してファイルを保存・共有するクラウドストレージサービスです。インターネット環境があれば、さまざまなファイルを保存したり、ほかの人と共有したりすることができます。

さらにBoxでは、パソコンにファイルをダウンロードすることなく、Box上でファイルを編集することが可能です。

Boxは、「Box Inc.」というアメリカに本社を置く企業により提供されています。
アメリカのビジネス誌「Fortune」で発表されている、全米の売上高の上位500社のうち、約7割の企業で利用されています。また、利用している企業数は、アメリカを中心に10万社に上ります。

②選ばれる理由

このように多くの企業に利用されているBoxですが、選ばれる理由はどこにあるのでしょうか？

クラウドストレージの魅力は、何と言っても、どこからでもアクセスできる利便性の高さです。その反面、重要な機密事項などの情報漏洩が不安材料となり、クラウドストレージの導入に踏み切れない企業もあると思います。

その点において、Boxは法人向けに開発されているため、セキュリティーが強固です。
さまざまな機能により、Boxはこれまでに、セキュリティーに関する大きな事故が発生していません。Boxが選ばれる理由はここにあると言えるでしょう。

2.Boxの特長「セキュリティーが強固」

①データ漏洩を防ぐ制御機能

Boxでは、あらゆるデータが常に安全に管理されています。
例えば、2つの要素で認証する「二要素認証」や、データに特定の情報を埋め込みオリジナルかコピーかを判別する「電子透かし」といった制御機能があります。

また、組織内の脅威や外部からの侵害・攻撃を検知すると警告を出して、即座に確認することができます。
これらの機能によってデータを保護し、データ漏洩を防いでいます。

②細かな権限設定

Boxでは、権限を次の7段階に分けて、可能な作業を割り当てることができます。

共同所有者：アップロード、ダウンロード、プレビュー、リンクの取得、ファイル編集、削除、所有
編集者：アップロード、ダウンロード、プレビュー、リンクの取得、ファイル編集、削除
ビューアー・アップローダー：アップロード、ダウンロード、プレビュー、リンクの取得、ファイル編集
プレビューアー・アップローダー：アップロード、プレビュー
ビューアー：ダウンロード、プレビュー、リンクの取得
プレビューアー：プレビュー
アップローダー：アップロード

このように細かく設定できることも、情報漏洩防止につながります。

③ログ管理が可能

セキュリティーについては、外部からの侵入を防ぐだけでなく、内部から外部への流出にも注意する必要があります。

Boxのアクセスログ機能は70種類以上の操作ログを記録でき、管理者はユーザーや日付などから絞り込み検索ができます。

また、アクセスログは一括してExcel形式でエクスポートすることが可能です。
このように従業員の操作を可視化することで、不正な処理やアクセスに気づくことができます。

3.Boxの使い方

■アカウント登録・プラン選択

①公式ホームページの右上にある「サインアップ」をクリックします。

②次のページで、使用するプランを選択します。

③氏名とメールアドレス、パスワードを入力し、アカウントを登録します。

■ファイル・フォルダの新規作成

①ログイン後、ページの右上にある「新規」をクリックし、ファイルまたはフォルダを選択します。

②フォルダの場合は、フォルダ名や共有相手のメールアドレスなどを入力します。ファイルを選択すると、自動的にファイルが開きます。

■ファイルのアップロード

① ページの右上にある「アップロード」をクリックし、ファイルまたはフォルダを選択します。

②パソコンのフォルダ管理画面に移動したら、アップロードをしたいファイル・フォルダをクリックします。

■ファイルのダウンロード

①アップロードされているファイルの中から、ダウンロードしたいファイルを右クリックします。
②操作画面が表示されたら、「ダウンロード」を選んでクリックします。

■ファイルの共有

①アップロードされているファイルの中から、共有したいファイルを右クリックします。
②操作画面が表示されたら、「共有」ボタンをクリックします。

③次の画面で、メールで共有する場合はメールアドレスを入力します。リンクで共有する場合はリンクをコピーして、相手にメッセージツールなどを用いてリンクを渡します。

4.便利な使い方

さらに便利な使い方として、Boxの拡張機能やほかのアプリとの連携について紹介します。

①Box Drive

Box Driveは、デスクトップからストレージ上のファイルを直接操作することができます。そのため、素早くアクセスして作業を進めることが可能です。

また、オフラインで作業することもできます。オフラインで利用したいファイルを指定すると、デバイスのハードドライブにダウンロードされ、次にオンラインにした時に、作業済みのファイルが自動的にアップロードされます。

②Box Edit

ストレージ上のWordなどのドキュメントを、Box上で直接編集することができます。

ただし、そのためには、ドキュメントに対応したアプリケーションがパソコンにインストールされていなければなりません（WordであればMicrosoft Office）。

③ほかのアプリとの連携

Boxでは、Microsoft Office 365、Google Workspaceなど、1,500を超えるアプリケーションとの連携をサポートしています。
日々の業務で使用しているアプリともシームレスかつ安全に連携することが可能です。

5.料金プラン

■個人向け

〈Individualプラン〉
料金：無料
ストレージ容量上限：10GB
ファイルアップロード容量上限：250MB

〈Personal Soloプラン〉
料金：1,200円（月額）
ストレージ容量上限：100GB
ファイルアップロード容量上限：5GB

■法人向け

〈Starterプラン〉
料金：550円（月額）
ストレージ容量上限：100GB
単一ファイルのアップロード容量上限：2GB
ユーザー上限：10ユーザー

〈Businessプラン〉
料金：1,800円（月額）
ストレージ容量上限：なし
単一ファイルのアップロード容量上限：5GB
ユーザー上限：なし

〈Business Plusプラン〉
料金：3,000円（月額）
ストレージ容量上限：なし
単一ファイルのアップロード容量上限：15GB
ユーザー上限：なし

〈Enterpriseプラン〉
料金：4,200円（月額）
ストレージ容量上限：なし
単一ファイルのアップロード容量上限：15GB
ユーザー上限：なし