整理・整頓ができていると、モノを探す無駄がなくなり、効率化につながります。それはモノだけではありません。整理・整頓会社は情報にも言えることです。

今回は情報の整理・整頓についてご紹介します。

未経験の業界への転職

今から16年前、私は地元の製造業の会社に転職をしました。

IT担当として採用されたのですが、その頃社内では人手が足りず、システム開発の傍ら、製造現場の作業やパートスタッフの管理業務に携わりました。それまでIT業界でしか仕事の経験がなかった私は、製造業の知識がまったくない状態で右も左もわからず、とても苦労したことを覚えています。

そのような中で、会社の先輩やお客様には、実務を進める上で必要な知識をいろいろと教わりました。

整理・整頓の手法“5S”

その中で最初に教えていただいたのが“5S”です。
5Sとは、整理（Seiri）・整頓（Seiton）・清掃（Seisou）・清潔（Seiketsu）・躾（Shitsuke）の頭文字を取って付けられた、整理・整頓の手法のことです。

それまでにも言葉自体は何となく知ってはいたのですが、いざ「整理とは何だ？」と聞かれた時、私は明確に答えることができませんでした。

「“整理”とは必要なものと必要でないものに分け、必要でないものを捨てること」
「“整頓”とは使いたい時にすぐ使える状態にしておくこと」とその時に教わりました。

この“整理・整頓”という言葉に対して、社内には明確な定義があり、社員全員がそれを理解して実践していました。それは製造に必要な部品や製品だけに限らず、工具や文房具などの備品も徹底して管理されていました。

「その辺に置くな、置き場所を決めて必ずそこにしまえ」とよく怒られました。棚にモノをしまう時は、何が入っているか一目でわかるように棚にラベルを貼っていました。

探すことに使っていた時間をほかのことに

整理・整頓ができていると、モノを探す無駄がなくなります。
これはモノだけの話ではありません。情報も整理・整頓が必要です。会社が成長発展していくにつれて、モノだけでなく情報もどんどん増えていきます。

「あれ、あの Excelデータはどこにあったかな？」と日々探していませんか？
「あれは誰が管理していてどこのサーバにあるよ」「このデータは複製だからオリジナルのありかが知りたいのだけど」と、業務中にデータを探すことが大変なことも皆さん経験されているのではないでしょうか。

弊社がお勧めするクラウドサービス「kintone（キントーン）」を使えば、社内の情報を1カ所に集めて、整理・整頓しながら管理することができます。

情報を探す無駄な時間をなくし、お客様や一緒に働く仲間のために時間を使いましょう。