今や業務を効率化できるITツールは豊富にあり、どんどん便利になっています。しかし、メモツールはA社のもの、ToDo管理はB社のもの…と使い分けている場合、スマートフォンの画面はアプリのアイコンだらけ、パソコン上では「あのデータはどこだっけ？」という状態になっていないでしょうか。

今回はあらゆる機能を一つにまとめた人気アプリNotionについて、機能や活用法や料金、基本的な使い方を紹介します。

1.Notionとは

①概要

Notion（ノーション）は、2018年にアメリカに本社を置くNotion Labs IncによりリリースされたITツールです。発売からまだ3年ほどですが、全世界に2,000万人ものユーザーがいる人気アプリです。
これまで英語と韓国語のみ対応していましたが、2021年10月に日本語版がリリースされ、今、注目を集めています。

Notionではメモの作成、タスク管理、データの管理・共有などができます。これだけ聞くと「同じようなアプリなら、ほかにもある」と思うかもしれません。しかし、Notionはこれらの情報を一元管理できる点が特徴です。
Notionでは、これを「All-in-one workspace」と謳っており、複数のツールを使用することで散在しがちな情報を一つのワークスペースで完結させることができます。

②ページ作成の基本的な考え方

Notionは、メモやドキュメント、画像などの資料をレゴブロックのように組み立ててページ作成していくものと考えるとわかりやすいかもしれません。

また、ページ内の情報に付随する内容は、その下にさらにページを作ってまとめることができます。これにより、関連する情報を管理しやすくなります。

使い方はユーザーによってさまざまです。メモ帳代わりにする人もいれば、売上管理をするためのスプレッドシートとして使う人もいます。自分の好みに合わせて柔軟に使える反面、自由度が高炒め、仕組みを理解するのが大変と感じる人もいるかもしれません。

個人用は無料で提供されおり、チームで利用する場合も無料で試すことができます。習うより慣れろの精神で、まずは使ってみることをお勧めします。

③主な機能

• メモ作成
• ドキュメントの作成・シェア
• 動画やウェブのクリップ
• ウェブページ作成
• スケジュール管理
• Todo管理
• データベース作成
• ガントチャート機能
• Wiki機能（情報共有）　など

2.簡単な使い方

①アカウント作成

Notionのホームページから「サインアップ」をクリックし、GoogleアカウントまたはApple ID、メールアドレスでアカウント–　登録をします。

その後、使用目的など簡単な質問に答えるだけで完了です。

②メモとドキュメント

メモやドキュメントを作成できます。

①左のメニューバーにある「＋新規ページ」をクリックして新しいページを用意します。

②タイトルを入力します。タイトルにカーソルを当てると「アイコンを追加」「カバー画像を追加」「コメントを追加」することができます。

③タイトルが入力できたら、案内に従って「/」または「；」を入力して「テキスト」「ページ」などを選択し、メモしたいことを入力します。

③プロジェクトとタスク

プロジェクトやタスクをカンバンボードやテーブル、リストなどの機能を使って管理できます。ここでは、カンバンボードを例に説明します。
ちなみに、カンバンボードは、プロジェクトの進行状況やタスクを記載して管理するものです。

① 左のメニューバーにある「＋新規ページ」をクリックし、新しいページを準備します。データベースの中にある「ボード」をクリックします。

②「ステータスなし」に「カード1」「カード2」「カード3」と3枚のカードが出てきますので、それぞれのカードをクリックしてタスクの内容を入力していきます。

③タスクが着手されたら、カード内のステータスを「進行中」に変更すると、ボード上でカードは「進行中」に移動します。

④チームWiki

チームで集めた知識をWikipediaのようにまとめることができます。ここでは、チームの目標管理ツールとしての使い方を説明します。

①左のメニューバーにある「＋新規ページ」をクリックして新しいページを作成し、タイトルの欄にチーム名などを入力します。

②「/」または「；」を入力し「見出し1」を選択して目標を入力します。

③さらに、「/」または「；」を入力して「ToDoリスト」を選択し、目標達成に必要なタスクを入力します。

④タスクが実行されたら、チェックボックスをクリックしてチェックマークを入れます。

3.対応デバイス

Notionは、パソコンでもスマートフォンでも利用可能です。パソコンの場合は、Windows、Macそれぞれにアプリが準備されています。また、ブラウザからも利用可能です。スマートフォンの場合は、AndroidならGoogle Play、iOSならApp Storeでアプリをダウンロードします。

無料プランでも接続台数に制限はなく、複数のデバイスで編集が可能です。また、編集内容は瞬時に同期されるため、パソコンで作成したノートを、出先でスマートフォンから編集することができます。

4.用途別の活用法

ここでは、用途に応じた活用法を紹介します。

③情報共有のためノートをウェブで公開する

作成したノートを簡単にウェブで公開することができます。また、プロジェクトメンバーなど特定の人と共有することもできます。この機能を利用すれば、情報共有のためにわざわざ資料を作成する手間が省けます。

ウェブで公開する場合は、ワークスペースの右上にある「共有」ボタンをクリックし、「Webで公開」をオンにします。特定の人と共有する場合は、メールアドレスなどを入力し「招待」をクリックします。

④取引先リストを作成する

Excelで作成するようなリストを作成することができます。
左のメニューバーにある「＋新規ページ」をクリックし、新しいページを準備します。データベースの中にある「テーブル」をクリックします。するとExcelのような罫線で仕切られた表が出てきます。

「名前」の項目名は変更できませんが、それ以外の項目名は、例えば「取引先名」「担当者名」「住所」「電話番号」などと変更可能です。

次に、項目名をクリックし「プロパティの種類」「テキスト」の順に選択すると、項目の属性を選択することができます。この時、項目内容に電話番号を入力し、プロパティとして「電話」を選択すると、スマートフォンでこのデータを開いてタップすれば、そのまま電話がかけられます。

5.料金体系

パーソナルProプラン、チームプランとも無料トライアルが設定されています。

6.まとめ

Notionを使えば、散らばっていたデータを探す煩わしさから解放され、作業に集中することができ、効率化も図れます。またチームで共有すれば、知識の蓄積やコラボレーションも可能となり、課題解決、目標達成に近くことでしょう。