【 連載 第6回 】

誰でも気軽に使えるkintone

kintone（キントーン）とは、開発の知識がなくても自社の業務に合わせたシステムをかんたんに作成できる、導入実績1万9,500社（2021年3月末時点）を超えるサイボウズ社のクラウドサービスです。

部署や立場、スキルに関わらず誰でも気軽に使い始めることができ、現場の人が主体的に業務改善を推進できます。
また、ドラッグ＆ドロップのマウス操作で直感的にアプリを作ることができ、「非IT部門」の人でも最短3分で業務アプリを作成することができます。

kintoneの3つの機能

kintoneにはチームでの業務に必要な「①情報をためて共有する機能」「②進捗を管理する機能」「③コミュニケーション機能」の3つの機能を備えています。

①情報をためて共有する機能

顧客リストや売上情報、問い合わせ対応履歴など、社内で共有したい情報を「アプリ」という形で保存することで、離れた場所にいる人とも瞬時に共有できます。

保存した情報を編集したときには誰が・いつ・どこを変えたかという保存履歴が自動で残りますので、「その情報って最新？」「いつ更新した？」など、Excelでありがちな問題も回避できます。

②進捗を管理する機能

kintoneにはプロセス管理という機能があり、ユーザー間でデータの編集や確認・承認をするためのプロセス（ワークフロー）を設定できます。

例えば、稟議書・交通費申請・休暇申請のアプリなどで、申請の承認や稟議の決済を管理するためによく使われます。
ボタンをクリックするだけで確認や承認をしたり、次の担当者にフローを回したりすることができます。

③コミュニケーション機能

kintoneにはコメント機能が標準で備わっています。
ためたデータに対して、指示やアドバイス、質問などを書き込むことができます。

コメントには、＠に続けてユーザー名を選択すると、SNSのように宛先として送信できます。
宛先に指定されたユーザーには通知が届きますので、コメントを見逃さずに済みます。

わざわざExcelなどの資料をメールに添付する必要がなくなります。

導入・運用は専門家へ相談してみましょう

kintone個人でも比較的導入・運用しやすいですが、kintoneの専門家へ相談すると自社の取り組みを洗い出し、より業務を効率化できる提案を受けることができます。

弊社もkintoneをいち早く取り入れ、また企業様へ導入支援を行っています。
自社以外にも多くの企業の取り組みを見ることで、よりkintoneの活用の仕方がわかってきます。
そのような蓄積を経た専門家へ尋ねることで、より早く業務効率向上に向けた取り組みが可能となります。

初心者でも参加しやすいkintone勉強会もたくさん開催されています。
ご興味がおありの方は、ぜひ参加してみてはいかがですか。